Ihnen kommen als Gleichstellungsbeauftragte eine Vielzahl ganz unterschiedlicher Fälle auf den Tisch. Das hoffe ich zumindest, denn das bedeutet, dass Sie nicht übergangen werden. Dabei den Überblick über das jeweilige Stadium eines Verfahrens zu behalten, ist gar nicht so einfach. In diesem Beitrag gebe ich Ihnen drei praktische Tipps, wie Sie mit etwaigen Fristen und Formvorschriften rechtssicher umgehen.

Sie sind allzuständig!

Sie sind als Gleichstellungsbeauftragte in allen organisatorischen, sozialen und personellen Angelegenheiten zu beteiligen, in Schleswig-Holstein beispielsweise darüber hinaus auch in fachlichen Angelegenheiten. Zu dieser Beteiligung gehört es regelmäßig, dass Sie insbesondere in personellen Angelegenheiten eine Stellungnahme abgeben können, falls Sie Bedenken gegen eine Maßnahme aus Gleichstellungssicht haben. Dabei haben Sie sowohl Formvorschriften als auch Fristen zu beachten. Insbesondere die geltenden Fristen müssen Sie gut im Blick behalten und umsichtig „verwalten“.

Meine Empfehlung:
Schauen Sie in Ihr Gesetz, welche Fristen Sie zu beachten haben
Sie sollten einmal anhand Ihres Gleichstellungsgesetzes überprüfen, ob und welche Fristen Sie zu wahren haben, und sich diese dann peinlich genau notieren.

Tipp Nummer 1: Notieren Sie sich stets den Zugang von Schreiben zur Berechnung der Frist!

Zunächst einmal ist es wichtig, dass Sie stets den Zugang etwaiger E-Mails bzw. sonstigen Schriftverkehrs in Ihrem Kalender notieren. Dies bezieht sich auf die Abgabe Ihrer Stellungnahme und ggf. auch auf das Einlegen eines Vetos (siehe hierzu Seite 8). Diese Stellungnahme und auch das Veto sind regelmäßig an eine Frist gebunden.

Beispielsweise ist nach § 32 Absatz 2 Bundesgleichstellungsgesetz ein Votum oder eine Stellungnahme innerhalb von zehn Arbeitstagen abzugeben, ansonsten gilt die Maßnahme als gebilligt. Dann haben Sie keine rechtlichen Möglichkeiten mehr, dagegen vorzugehen. In den Ländergesetzen finden sich vergleichbare Vorschriften.

Bekommen Sie also ein Schreiben auf den Tisch, ist es wichtig, dass Sie sich zunächst den Zugang des Schreibens und den Termin zur Abgabe einer Stellungnahme oder eines Votums in Ihrem Kalender notieren. Sie sollten hierfür ggf. auch eine Vorfrist festhalten, damit Sie noch ausreichend Zeit haben, die Angelegenheit bis zum Fristablauf zu prüfen. Den Fristablauf können Sie im Outlook-Kalender beispielsweise mit der Farbe Rot unterlegen, um ihn nicht zu übersehen.

Folgt die Dienststelle Ihrem Votum/Ihrer Stellungnahme nicht, sollten Sie ebenfalls wieder den Zugang der Ablehnung notieren sowie den Termin (ggf. rot unterlegt) festhalten, bis wann Sie Ihr Veto abgegeben haben müssen.

Tipp Nummer 2: Achten Sie auf Formvorschriften

Wie Ihnen sicherlich bekannt ist, stellen die Frauengleichstellungsgesetze in Bund und Ländern unterschiedliche Anforderungen an die Form einer Stellungnahme oder Ihres Vetos, das je nach Gesetz unterschiedlich genannt wird und auch Einspruch, Widerspruch oder Beanstandung heißt.

Die vorgegebene Form in Ihrem Frauengleichstellungsgesetz ist zwingend einzuhalten. Denn eine Stellungnahme und insbesondere ein Einspruch, Widerspruch oder eine Beanstandung, die der im Gesetz geregelten Form nicht entsprechen, sind rechtlich unerheblich und rechtsunwirksam. Lassen Sie sich also nicht davon abbringen, diese Form zu wahren. Dies gilt auch dann, wenn Ihnen die Personalverwaltung mitteilt, dass es auf die Form nicht ankäme. Im Zweifel haben Sie keinerlei rechtliche Handlungsmöglichkeiten, wenn Sie die gesetzlich vorgeschriebene Form nicht eingehalten haben.

Tipp Nummer 3: Achten Sie darauf, dass durch Gespräche die Frist nicht verstreicht

Ähnliche Vorsicht ist angebracht, wenn Ihnen die Personalabteilung mitteilt, dass Sie noch Gespräche mit Ihnen führen will. Behalten Sie auch dann stets die Fristen im Auge. Denn immer wieder höre ich in meiner Anwaltspraxis, dass Mandant*innen lange Gespräche mit der Dienststelle geführt haben und über die Gespräche die zu wahrenden Fristen verstreichen ließen. Hier hilft es zwar, dass nach der Rechtsprechung etwaige weitere Fristen, beispielsweise für einen Einspruch, erst zu laufen beginnen, wenn endgültig feststeht, dass die Stellungnahme abgelehnt wird. Dennoch: Lassen Sie aufgrund von Gesprächen weder die Form noch die Fristen außer Acht.

Fazit: Achten Sie streng auf Vorgaben und notieren Sie diese!

Sie sollten ein System einrichten, in dem ohne Ausnahme sowohl der Eingang eines Vorgangs notiert als auch die Ablauffristen für Ihre Beteiligung und für ein Veto festgehalten werden. Wenn Sie Mitarbeiter*Innen im Gleichstellungsbüro haben, sollten Sie diesen hierzu ganz konkrete Anweisungen geben.

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