Vielleicht kennen Sie das ja auch – die Papierflut und Informationsfülle im Alltag im Griff zu behalten, das fällt mir nicht immer leicht. Der Ratgeber „Simplify your life“ hilft mir da manches Mal mit Tipps und Tricks weiter. W. T. Küstenmacher setzt sich seit Jahren mit der Vereinfachung des Alltags auseinander. „Simplify your life“ ist eines seiner Bücher und Beratungsratgeber. Küstenmachers Tipps habe ich für Sie und für die Organisation Ihres Alltags modifiziert. Ich hoffe, sie vereinfachen auch Ihren Arbeitsalltag im Amt als Gleichstellungsbeauftragte. Die Devise lautet: Überblick behalten durch Vereinfachung.
Leer-Tisch-Methode erfordert ein Ordnungssystem
Empfohlen wird von Küstenmacher die sogenannte Leer-Tisch-Methode. Dies heißt, nicht mehr auf dem Schreibtisch zu haben als den jeweiligen Vorgang, den Sie gerade bearbeiten. Keine Stapel, die noch irgendwann zu erledigen sind, keine weiteren Vorgänge, die danach drankommen, keine Zettelwirtschaft.
Um das zu realisieren, müssen Sie ein Ordnungssystem schaffen, in dem jeder Vorgang einen Platz außerhalb Ihres Schreibtischs zugewiesen bekommt. Das kann beispielsweise ein Ablagetisch, eine Hängeregistratur, ein Schubladensystem oder auch Ablagekorbsystem sein.
Ihr Vorteil: Sie können kreativer und konzentrierter arbeiten
Vorteilhaft an der Leer-Tisch-Methode ist, dass Sie weitaus kreativer und konzentrierter arbeiten werden und auch schneller, da Sie nicht ständig von vagabundierenden Haufen und Zetteln abgelenkt werden. Küstenmacher geht davon aus, dass mit dem Entrümpeln des Arbeitsplatzes auch eine Entrümpelung im Kopf stattfindet und Sie insoweit klarer und strukturierter arbeiten können. Hintergrund ist, dass unser Unterbewusstsein nicht auf logische Einsichten, sondern auf Bilder reagiert.
Mit der 4-Quadrate-Methode bewältigen Sie die notwendige Aufräumarbeit gekonnt
Aufräumen und konsequent Ordnung zu halten nervt und strengt sehr an – mich jedenfalls oft genug. Außerdem scheint immer die Zeit dafür zu fehlen. Um diese Aufgabe bewältigen zu können, empfiehlt Küstenmacher die sogenannte 4-Quadrate-Methode.
Teilen Sie den leeren Tisch oder Fußboden in 4 Quadrate
Um Ordnung zu schaffen, teilen Sie den leer geräumten Tisch oder notfalls den Fußboden in 4 Felder auf und sortieren Sie die Unterlagen nach 4 Kriterien, und zwar, was
- weggeworfen werden kann,
- weitergeleitet werden muss,
- wichtig ist und
- sofort erledigt werden kann.
Wegwerfen sollten Sie all das, was Sie schon immer einmal anschauen, lesen oder archivieren wollten, aber nie getan haben und auch über einen längeren Zeitraum nicht benötigt haben. Das können alte Urteilstexte, Artikel oder auch Fachzeitschriften sein. Heute erhalten Sie all dies ja regelmäßig digital.
Auf Feld 2 befinden sich alle Angelegenheiten, die zur Erledigung weitergegeben werden können oder müssen. Das heißt, alles, was Sie delegieren können. Dies kann sich auf Kolleginnen und Kollegen oder aber auch Ihre Mitarbeiterin im Gleichstellungsbüro beziehen.
Wichtige Angelegenheiten sortieren und auf Wiedervorlage legen
Wenn Sie viele einzelne Angelegenheiten zu bearbeiten haben (Stapel 3), sortieren Sie diese nach Wichtigkeit und notieren Sie, wann was erledigt sein muss. Hier bietet es sich an, ein Wiedervorlagensystem einzurichten, beispielsweise in Ihrem Kalender, und die Angelegenheiten erst mal in einer Hängeregistratur verschwinden zu lassen.
Dinge, die wenig Zeit beanspruchen, sollten Sie sofort erledigen
Auf dem 4. Feld befinden sich alle Angelegenheiten, die Sie sofort erledigen können. Dies können Telefonate, E-Mails, Faxe oder auch die Ablage sein. Dieser Stapel müsste sich nach Ihrer Aufräumaktion aufgelöst haben.
So lösen Sie das „Stapelphänomen“ auf
Ich kenne dieses Phänomen auch: Je größer das Büro, desto mehr Stapel und Häufchen bilden sich immer wieder. Sei es, dass Zeitschriften gelesen sein wollen, Fotos archiviert werden müssen und Ähnliches. Gehen Sie auch hier beherzt vor: Werfen Sie all das weg, was älter als ein halbes Jahr ist und Sie bisher nicht benötigt haben. Der Rest wird weggeräumt.
Empfohlen wird zur Vereinfachung auch hier, die vagabundierenden Stapel in eine Hängeregistratur einzuordnen. Allerdings müssen Sie sich hier Gedanken machen, wie solche Registraturen möglichst übersichtlich gestaltet werden können.
Beachten Sie diese 3 Regeln
- Tauschhandel
- Zwischendurch-Strategie
- Verfallsdatum
Beim Tauschhandel entsorgen Sie immer dann, wenn Sie etwas Neues ablegen, die gleiche Anzahl von alten Dokumenten. So bleiben Ihre Akten übersichtlich.
Die Zwischendurch-Strategie bedeutet, dass Sie jedes Mal, wenn Sie in einem Informationsordner etwas suchen, 3 alte Informationen aussortieren. Auf diese Weise verschlanken Sie nebenbei das Aktenvolumen.
Ordnung nach dem Verfallsdatum zu schaffen heißt schlicht und ergreifend, Dokumente dann auszusortieren, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Dies hält Ihre Akten stets aktuell und erleichtert das Suchen eines Dokuments.
Probieren Sie die Tipps doch einmal in Ihrem Büroalltag aus, Sie werden mehr Ordnung und Struktur in Ihre Amtsführung bringen. Und mehr Ordnung und Struktur heißt für Sie Zeitersparnis und effizientes Arbeiten.
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Die Leer-Tisch-Methode: Nicht mehr auf dem Schreibtisch zu haben als den jeweiligen Vorgang, den Sie gerade bearbeiten.
Die 4-Quadrate-Methode: Um Ordnung zu schaffen, teilen Sie den leer geräumten Tisch oder notfalls den Fußboden in 4 Felder auf und sortieren Sie die Unterlagen nach 4 Kriterien (wegwerfen, weiterleiten, wichtig, sofort erledigen)
Darüber hinaus empfiehlt der Ratgeber „Simplify your life“ wichtige Angelegenheiten zu sortieren und auf Wiedervorlage zu legen sowie Dinge, die wenig Zeit beanspruchen sofort zu erledigen.
Tauschhandel: entsorgen Sie immer dann, wenn Sie etwas Neues ablegen, die gleiche Anzahl von alten Dokumenten.
Die Zwischendurch-Strategie: jedes Mal, wenn Sie in einem Informationsordner etwas suchen, 3 alte Informationen aussortieren.
Ordnung nach dem Verfallsdatum: Dokumente dann aussortieren, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
